Optimiza el almacenamiento Cloud de Business Central SaaS

• Jun 25
• Nacho Rossich
• Microsoft Business Central

No es ninguna sorpresa, Business Central cada vez recoge más datos de la empresa. Facturas de compra, albaranes, emails, notificaciones o fotos de los productos se procesan a través del ERP y acaban ocupando valiosísimo espacio de almacenamiento en nuestros entornos SaaS. Hacer un correcto uso de este espacio se ha convertido en un factor clave para garantizar que nuestros sistemas funcionan correctamente. A lo largo de esta entrada analizaremos punto por punto este problema, cada vez más presente, y os ayudaremos a solucionarlo sin perder capacidades y optimizando los costes.

Capacidad de almacenamiento en Business Central SaaS
Para entender bien el problema del almacenamiento debemos empezar por entender cuanto espacio tenemos. Microsoft Business Central proporciona 80 GB de capacidad de almacenamiento SaaS por defecto por tenant, estos 80GB incluyen todos los entornos, ya sean de producción o entornos de pruebas (Sandbox). Adicionalmente el fabricante añadirá 2GB adicionales por cada usuario Essentials, 3GB por el Premium y 4GB por el entorno adicional. Por ejemplo, con 5 usuarios con licencia Essentials, la capacidad total de la base de datos será de 90 GB.

Cada vez son más los clientes que nos reportan escasez de almacenamiento, especialmente aquellos que ponen en marcha soluciones de OCR o que tienen la sana costumbre de adjuntar los PDF de los documentos de compra. Es importante tener en cuenta que esta capacidad puede ser insuficiente para empresas con grandes volúmenes de datos o con necesidades específicas de almacenamiento. En estos casos, es posible adquirir capacidad adicional mediante la suscripción de licencias adicionales o la contratación de servicios de almacenamiento externos. Es por eso que desde Grupo Dynasoft trabajamos activamente con nuestros clientes para minimizar el almacenamiento e implementar la solución mas adecuada a su circuito de negocio.

Cómo puedo controlar mi almacenamiento Business Central
Lo primero y más importante, Business Central proporciona herramientas para supervisar el uso del almacenamiento en el centro de administración, disponible en el meni de configuración de BC (la ruedita arriba a la derecha de la pantalla). El Admin center es accesible solo para aquellos usuarios que sean administradores de Dynamics, si no sabes como entrar, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte. En el menú de la izquierda disponemos de la opción CAPACITY, en la que contamos con un dashboard visual y detallado para saber en qué estado están cada uno de los GB del nuestro ERP.
 

1. -     Uso de almacenamiento: En la parte superior de la pantalla, encontrarás una barra que te muestra la ocupación total de la BBDD. Representa la cantidad de espacio utilizado y el espacio disponible y te expresa el valor exacto expresado en GB.
2. -     Almacenamiento por origen: Justo debajo hay una tabla que te indica de donde viene tu capacidad total de almacenamiento (recuerda, 80 GB por defecto, 2 GB por usuario Essentials, 3 por Premium, 4 por entorno adicional).
3. -     Detalles por entorno: La pantalla también muestra detalles específicos para cada entorno (producción y sandbox). Puedes ver cuánto espacio está siendo utilizado por cada entorno e incluso puedes entrar a analizar tabla a tabla.

Qué pasa si alcanzamos el límite de almacenamiento
Este es un escenario cada vez más frecuente, ya sea porque hemos migrado nuestro NAV al SaaS y arrastramos muchos datos históricos o porque hemos adjuntando muchos documentos. Sea como sea, una vez que alcanzamos el límite es importante saber que:
 

1. -     No se interrumpen las operaciones: Las transacciones y procesos existentes seguirán funcionando normalmente, es decir, seguiremos trabajando con normalidad (versión oficial del fabricante).
2. -     Restricciones administrativas: No podrás crear nuevos entornos (producción o sandbox) hasta que reduzcas el uso o amplies la capacidad.
3. -     Facturación automática: Microsoft puede aplicar cargos automáticos por el exceso de almacenamiento si no se corrige la situación.
4. -     Problemas de rendimiento: En algunos casos, hemos detectado problemas de lentitud cuando se sobrepasa la capacidad contratada, especialmente si se usa Business Central como repositorio principal de documentos o imágenes.

En nuestro gestor documental tenemos una entrada que analiza en detalle este tema. Si quieres saber más, échale un ojo.

He llegado al limite de mi almacenamiento, ¿y ahora qué?
Lo primero y más importante, y aunque parecezca una obviedad: Para solucionar problemas de capacidad en Business Central siempre se recomienda monitorizar el uso de la base de datos y eliminar datos innecesarios.

Por experiencia, cuando se alcanza el límite de almacenamiento hay un factor que está detrás en el 90% de los casos, y son los entornos de pruebas, ya sea porque se ha creado un sandbox o porque se ha duplicado una empresa, en muchas ocasiones el usuario olvida eliminar esta copia, que queda olvidada ocupando un valiosísimo espacio. Hacer copias de producción es una muy buena estrategia para no "romper nada", pero es importante seguir una serie de recomendaciones para no acabar teniendo una lista interminable de copias. Es por eso que, dentro de la casa, nuestros técnicos y consultores siempre las identificaran detallando las iniciales del creador y la fecha en la que se realiza la copia; de esta manera podremos asegurarnos de que no eliminamos un entorno de pruebas que esté en uso y que podamos pegar el tirón de orejas pertinente en caso de que el creador haya abandonado a su criatura. A la hora de generar nuevos desarrollos o mejoras, los sandbox son imprescindibles, antes de eliminar un entorno asegúrate de que ya no se esté usando, no sea que nos carguemos el trabajo realizado antes de que se haya pasado a producción.

En empresas en las que se realicen desarrollos continuos el espacio ocupado puede duplicarse o triplicarse. Es por ello que nuestra primera recomendación es revisar la lista de entornos y las empresas y eliminar aquellas copias o entornos que ya no se estén usando. No es una solución permante, ya que nuestro entorno de producción irá creciendo día a día, pero suele proporcionar una respuesta a corto plazo mientras se implementan soluciones mas perdurables.

A largo plazo Microsoft nos recomienda aplicar desde el primer momento una política de "higiene" para asegurarnos de que guardamos datos que aporten valor a nuestra organización. Las directivas de retención son reglas configurables que permiten eliminar automáticamente algunos datos antiguos o innecesarios de ciertas tablas, especialmente en lo que se refiere a logs de sistema. Su objetivo principal es reducir el espacio ocupado y mejorar el rendimiento, dado que estas directivas van a afectar a los datos que vamos a guardar os recomendamos que os pongáis en contacto con el equipo de soporte, ya que una política mal definida puede llevarnos a perdida de datos y documentos. No obstante no hay que tenerle miedo, sino respeto, esta solución es clave para resolver el problema del almacenamiento antes de pagar por ampliar el espacio de la base de datos.

https://learn.microsoft.com/es-es/dynamics365/business-central/admin-data-retention-policies

Para clientes con muchos años de histórico existe la posibilidad de ejecutar procesos de compactación de movimientos y eliminación de históricos. Desde la pantalla "Administración de datos". esta opción es delicada, y lo suyo es que la usemos solo después de haber hecho una auditoría con el equipo de soporte.




Bien, ya no tenemos copias de sandbox o pruebas innecesarias y tenemos bien definidas las políticas de retención de datos, aun así nuestra gráfica de capacidad sigue en rojo. ¿Qué podemos hacer? Llegados a este punto no nos queda más remedio que ampliar el almacenamiento, o llevarmos la información a otra parte, pero es importante hacerlo con cabeza porque algunas de las opciones disponibles no son precisamente económicas. Llegados a este caso, nuestro equipo de soporte debe hacer un análisis pormenorizado para ofrecer la opción más conveniente.
 

AMPLIACION DEL ESPACIO DE ALMACENAMIENTO BC: máximas capacidades, (mínimo ahorro)

La solución de Microsoft es muy bonita, funciona muy bien y no tiene fallos, pero tiene una gran desventaja, el coste. El fabricante nos ofrece la opción de ampliar el espacio en paquetes de 100 GB a 491,40 €/mes o un GB a 10 €/mes (OJO, tarifas vigentes a junio de 2025). Todo en orden si tienes un presupuesto similar al de la NASA. Desde luego, si nos lo podemos permitir, es la opción más recomendable, cero dolores de cabeza. Si por el contrario, tu presupuesto es limitado (o prefieres dilapidar tu fortuna en otro tipo de entretenimientos) te recomendamos que sigas leyendo, lo que te vamos a proponer desde Grupo Dynasoft podría resultarte interesante.
 

SOLUCIONES DYNASOFT para descargar tu entorno BC

Basándonos en las funcionalidades estándar que facilita Microsoft, desde Grupo Dynasoft hemos implementado una serie de mejoras que nos permiten administrar de forma óptima el almacenamiento de datos mediante el uso de recursos externos a Business Central. Básicamente, y para entendernos, la idea es llevarnos las cosas a otro lado sin perder funcionalidad: Bueno, Bonito y Barato. Lo que conseguiremos es que BC guarde los adjuntos en un espacio de almacenamiento alternativo, mucho más económico y con la garantía de seguridad que ofrece Microsoft y sin sacrificar por el camino muchas de las ventajas que nos ofrece el sistema.

AZURE BLOB storage: la solución mas económica
Azure BLOB Storage es la solución nativa de almacenamiento en la nube de Microsoft diseñado para guardar grandes volúmenes de datos no estructurados, como documentos PDF, imágenes, XML, JSON, etc. En el contexto de Business Central, se utiliza para descentralizar el almacenamiento de archivos adjuntos, aliviando la carga sobre la base de datos principal. En Grupo Dynasoft hemos vitaminado esta funcionalidad para sacarle el máximo partido, de tal manera que podamos combinar el ahorro sin sacrificar muchas de las virtudes o funcionalidades que nos ofrece Business Central. Hasta aquí todo son ventajas, pero hay que tener en cuenta también los (pocos) inconvenientes que supone esta solución.

Rendimiento
Al introducir un nuevo factor en la ecuación complicamos un poco la arquitectura de la solución. Hay que familiarizarse con el entorno Azure (ojo, solo a nivel administración de sistemas) y hay que configurar correctamente BC para que se lleve los datos a esta nueva ubicación fuera del entorno del ERP. Esta dependencia de servicios externos (ok, Azure es de Microsoft, igual que BC, pero desde nuestra perspectiva es un "servicio externo") puede provocar algo de lentitud, a parte de esto, no se pueden aplicar filtros, búsquedas o vistas personalizadas sobre los documentos, y algunas funcionalidades nativas de BC (como vistas previas o flujos de aprobación) pueden no estar disponibles para documentos externos, pero no entremos en pánico aun ya que Microsoft nos va a permitir aplicar directivas de almacenamiento para llevar a BLOB storage aquellos documentos mas antiguos y que menos se consultan, por lo que el impacto es mínimo.

Coste
Este punto bien podría ser una ventaja, porque esta opción es super económica, pero queremos destacar un factor a tener en cuenta. El coste de suscribir este espacio adicional se tarifica en base al volumen ocupado y al trafico entrante y saliente. Para minimizar costes es importante llevar al BLOB aquellos documentos que no se vayan a consultar continuamente, y para ello las políticas de retención de datos van a ser nuestras grandes aliadas. En cuanto a la facturación, el sistema se basa en el pago por uso (almacenamiento y tráfico) por lo que puede ser complicado hacer estimaciones ya que hay muchos factores que pueden influir. Microsoft ha puesto a nuestra disposición una calculadora para que podamos elaborar un presupuesto aproximado, y nos permite configurar límites mensuales para evitar sorpresas, bien administrada, esta solución ofrece un coste por GB que no tiene rival.

Disponibilidad
Al tratarse de un almacenamiento no estructurado, los documentos solo estarán disponibles para el usuario a través de BC, es decir, que no tenemos ninguna otra interfaz o ventana que nos permita acceder a los datos, tenemos que entrar por Business Central sí o sí, aunque si lo piensas bien esto ofrece ciertas ventajas desde el punto de vista de la seguridad.

SharePoint: la solución más flexible 
El SharePoint ofrece una serie de ventajas muy a tener en cuenta a la hora de gestionar la mayor fuente de sobrecarga en nuestro almacenamiento BC: los adjuntos. Esta es la solución perfecta para liberar espacio de la BBDD, e incluso puede resultar más interesante que guardar los documentos dentro de BC, ya que sumaremos la potencia y las funcionalidades del mejor gestor documental del mercado. SharePoint es la piedra angular de nuestro producto Dynasoft Approvals ya que nos permite metadatear el documento para garantizar que se procese correctamente dentro de la empresa, y de esta manera el documento no se restringe al ámbito de BC ni queda encorsetado por el ERP. Por mantener la mirada crítica y sacarle punta a todo, vamos con sus desventajas:

Implementación
SharePoint es un poco la "Carta a los Reyes Magos" de Microsoft, y es que esta plataforma es tan flexible que se puede adaptar a casi cualquier proceso corporativo. Esta acumulación de funcionalidades hace que el proyecto de implementación pueda complicarse hasta el infinito. Por suerte desde Dynasoft contamos con Dyn Approvals, que es una sólida base sobre la que empezar a trabajar y que simplifica y estandariza la puesta en marcha.

Coste
Sharepoint tira del OneDrive corporativo y eso es un clara ventaja a nivel de costes ya que el GB extra de OneDrive es casi un 200% más barato que el de Business Central, aun si que es cierto que es bastabte más caro que el almacenamiento BLOB de Azure, pero la diferencia operativa es notable.
 

Que pasará en el futuro: Revisión de tarifas

La tendencia es clara, cada vez hay mas datos en el Business Central y esto es un suma y sigue. Ante esta clara tendencia, el fabricante ha optado por anunciar una ampliacion las asignaciones de almacenamiento por tipo de licencia acompañado de una revisión del coste de suscripción que entrará en vigor el 1 de octubre de 2025. Basicamente subirán el precio de la suscripción unos 10€ al mes (sabemos que serán 10 USD para los Essentials, pero aun no tenemos las tarifas oficiales en euros), y a cambio pasará de 2 GB a 3 GB de almacenamiento para los Essentials y de 3 a 4 GB para los Premium.

Esta subida de precios se enmarca dentro del proceso de mejora continua de Business Central. No hay duda alguna de que Microsoft ha pisado el acelerador y nos ofrece una plataforma de gestión empresarial que está muy por delante de sus competidores en funcionalidad, especialmente con la incorporación de la IA en combinación con COPILOT. La última vez que Microsoft ajustó el precio fue hace 5 años, y hay que confesar que, aunque siempre es doloroso que nos toquen el bolsillo, las ventajas y el ritmo de mejora al que nos tiene acostumbrados Microsoft valen la pena. Desde Grupo Dynasoft trabajamos activamente para manteneros informados, para ayudaros a maximizar la funcionalidad y minimizar el coste de la herramienta. En las próximas semanas os concretaremos todos los detalles al respecto segun el fabricante vaya liberando mas información.

Recuerda que nuestro equipo comercial está 100% a vuestra disposición para ayudaros a aclarar cualquier duda que pueda surgir. Contacta con comercial@grupodynasoft.com y nuestros expertos te ayudarán a la mayor brevedad.