¿Qué puedo hacer con una licencia Team member de Business Central?
Es super interesante analizar las capacidades de la licencia Team Member, y el motivo es claro, el precio de esta licencia es sustancialmente menor al de sus hermanas mayores, la Essential y la Premium. En esta entrada analizamos las posibilidades que nos ofrece la pequeña de las licencias de Business Central para rascarle unos euros a Microsoft.
En el entorno empresarial actual, donde la eficiencia y la optimización de recursos son clave, muchas organizaciones buscan formas de extender el uso de sus herramientas digitales sin incurrir en costes innecesarios. Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece una solución inteligente para este reto: las licencias Team Member.
¿Qué es una licencia Business Central Team Member?
La licencia BC Team Member está diseñada para usuarios que no necesitan acceso completo a todas las funcionalidades del ERP. Es una opción más económica que permite a los empleados participar en procesos clave sin requerir una licencia Essentials o Premium. En otras palabras, es ideal para aquellos perfiles que solo necesitan consultar información, introducir datos básicos o colaborar en flujos de trabajo.
Una vez más, Microsoft no nos lo pone fácil, a nivel de licenciamiento hay que tener en cuenta 2 factores clave:
- Existe más de una licencia con nombre Team Member, concretamente Dynamics Team Member. No debemos confundirla ya que esta funciona para todo el entorno Dynamics MENOS para Business Central. Para el ERP hay una con nombres de apellidos: Dynamics 365 Business Central Team Member.
- Microsoft no ofrece upgrade posible entre las licencias Team Member y sus hermanas mayores, una vez suscrita no existe posibilidad de conversión.
Funcionalidades incluidas
Para que nos entendamos, es una licencia de lectura, es decir los usuarios pueden acceder a información de cualquier área del sistema, como ventas, compras, finanzas, inventario, etc. Corresponde a la antigua licencia Limited de Dynamics NAV, Aunque es una licencia limitada, ofrece un conjunto de funcionalidades muy útiles para tareas del día a día ya que permite:
- Participación en flujos de trabajo: Pueden aprobar o rechazar documentos y procesos, como solicitudes de compra o vacaciones.
- Gestión de datos personales: Tienen la capacidad de crear, editar y eliminar registros personales, como hojas de horas, gastos o ausencias.
- Entrada de datos limitada: Pueden introducir información en diarios específicos, como los de gastos o tiempos.
- Visualización de informes: Acceso a informes y paneles de Power BI integrados en Business Central.
¿Qué no pueden hacer?
Es importante tener claro que esta licencia no está pensada para usuarios que gestionan procesos complejos. Algunas de las limitaciones incluyen:
- No pueden crear ni registrar pedidos de venta o compra.
- No tienen acceso a funcionalidades avanzadas como fabricación, gestión de servicios o contabilidad completa.
- No pueden registrar facturas ni realizar conciliaciones bancarias.
¿Para quién es ideal esta licencia?
La licencia Team Member es perfecta para:
- Personal de almacén que solo necesita registrar movimientos de inventario.
- Empleados que deben aprobar documentos o solicitudes.
- Usuarios que solo requieren consultar información sin modificarla.
- Colaboradores externos o temporales con funciones limitadas.
- Alta dirección, ya que normalmente acceden al ERP, pero no ejecutan ninguna tarea, simplemente supervisan.
Ventajas para la empresa
En muchas organizaciones, no todos los empleados necesitan acceso completo a un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central. Para estos casos, existe una opción más ligera y económica: la licencia Team Member.Ahorro de costes: Al ser más económica, permite ampliar el uso del ERP sin disparar el presupuesto.
- Mayor adopción: Facilita que más empleados se integren en los procesos digitales de la empresa.
- Flexibilidad: Se adapta a distintos perfiles y necesidades dentro de la organización.
Desde el punto de vista técnico, la licencia Team member permite:
Leer cualquier tabla de Business Central
Actualizar registros existentes (un cliente, un contacto, un producto,...), incluyendo datos como fecha de vencimiento de un movimiento o similar. Eso significa que NO puedo crear un contacto o crear un pedido, pero sí modificarlo.
Aprobar o rechazar tareas de flujos de trabajo.
Crear, editar y borrar ofertas de venta y de compra, pero no registrarlas.
Crear, editar y borrar información personal.
Editar hojas de horas.
Usar Power Apps y Power automate con los mismos permisos que tenga.
Usar hasta 15 tablas personalizadas.
La licencia Team Member es una forma inteligente de extender el uso de Business Central a más personas dentro de tu organización sin incurrir en costes innecesarios. Evalúa bien las necesidades de cada usuario y optimiza tu inversión en tecnología. Podrás encontrar toda la info publicada por el fabricante en este enlace:
https://community.dynamics.com/blogs/post/?postid=552a6699-79f3-ee11-a73d-0022484f4b6d
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/deployment/licensing
Recuerda que nuestro equipo comercial está 100% a vuestra disposición para ayudaros a aclarar cualquier duda que pueda surgir. Contacta con comercial@grupodynasoft.com y nuestros expertos te ayudarán a la mayor brevedad.
Compartir