Migrar al modelo SaaS: el impulso que tu empresa necesita

• Sep 25
• Francisca Ferruzola
• Nube

En el mundo empresarial actual, la tecnología evoluciona a gran velocidad.

Sin embargo, muchas compañías siguen operando con sistemas heredados instalados en sus propios servidores locales.
 

Estos entornos legados presentan serios inconvenientes: a menudo carecen de actualizaciones de seguridad, volviéndolos vulnerables a ciberataques y brechas de datos. Además, mantener sistemas obsoletos suele implicar altos costes de soporte (se requieren expertos difíciles de encontrar) y un esfuerzo significativo de mantenimiento. Por si fuera poco, los sistemas legacy suelen ser incompatibles con nuevas tecnologías, dificultando la integración de herramientas modernas y limitando la capacidad de la empresa para adoptar innovaciones que mejoren la eficiencia operativa. En conjunto, estas limitaciones de los sistemas antiguos frenan la productividad, introducen riesgos operativos y lastran la transformación digital del negocio.

La alternativa es clara: dar el salto al modelo SaaS (Software as a Service), un enfoque basado en la nube que aporta mayor seguridad, flexibilidad y eficiencia en la gestión del negocio. En el modelo SaaS, las aplicaciones se alojan en infraestructuras cloud de proveedores especializados, a las cuales se accede vía Internet.

Esto elimina la necesidad de gestionar hardware propio y reduce drásticamente la complejidad técnica para el usuario. Las organizaciones pueden así liberarse del “temido ciclo” de actualizar localmente sus sistemas para acceder a nuevas funciones, ya que en SaaS el proveedor se encarga de proveer mejoras y actualizaciones constantes sin interrupciones para el usuario. No es de extrañar, entonces, que la adopción de soluciones SaaS se haya disparado en los últimos años: se calcula que en 2025 el 85% del software empresarial estará basado en SaaS. Solo en España, el mercado de SaaS podría generar unos 8.160 millones de dólares en 2024, reflejando el rápido crecimiento de este modelo en nuestro país. En definitiva, migrar a SaaS ya no es solo una opción tecnológica, sino un paso estratégico para ganar competitividad y alinearse con las mejores prácticas actuales.

¿Por qué migrar a un SaaS?

Una migración bien planificada ofrece beneficios tangibles para cualquier organización que moderniza sus aplicaciones hacia un modelo SaaS. A continuación, destacamos las ventajas principales de dar el salto a SaaS y cómo estas pueden impulsar tu empresa:

• Mayor seguridad de la información: Los proveedores de SaaS suelen invertir fuertemente en medidas de seguridad avanzadas, copias de respaldo y planes de recuperación de datos, cumpliendo con estrictos estándares. Esto significa que tus datos estarán protegidos en centros de datos de alta seguridad, con monitoreo constante y parches de vulnerabilidades aplicados oportunamente. Muchas empresas descubren que la seguridad gestionada por un proveedor especializado supera a la que podrían lograr por sí mismas en entornos on-premise. El resultado es una mayor protección contra ataques cibernéticos y pérdida de información, un aspecto crítico en la era de crecientes amenazas digitales.

• Acceso inmediato a las últimas innovaciones: En el modelo tradicional, las compañías debían afrontar complejas y costosas actualizaciones para disfrutar de nuevas funcionalidades. Con SaaS, ese ciclo de actualización continua lo gestiona el proveedor: las nuevas versiones y mejoras del software se implementan automáticamente en la nube y están disponibles para todos los usuarios sin coste adicional ni tiempos de inactividad. Esto garantiza que tu empresa siempre cuente con las funcionalidades más recientes, desde mejoras de rendimiento hasta características innovadoras. Mantenerse al día es mucho más sencillo, lo que impulsa la agilidad del negocio para adoptar rápidamente las últimas tendencias tecnológicas. En esencia, SaaS permite que incluso empresas pequeñas accedan a herramientas de punta que antes solo estaban al alcance de grandes corporaciones.

• Reducción de costes en infraestructura y mantenimiento: Migrar a SaaS conlleva un importante ahorro económico. Al cambiar aplicaciones locales por servicios en la nube, se evitan las inversiones iniciales en servidores, centros de datos propios y licencias perpetuas de software. En su lugar, se paga una suscripción flexible (mensual o anual) que normalmente incluye soporte, mantenimiento y actualizaciones. Este modelo convierte gastos de capital (CapEx) en gastos operativos (OpEx) más predecibles, permitiendo asignar recursos de forma más eficiente. Además, al delegar en el proveedor las tareas de administrar hardware y aplicar parches, se minimizan los gastos de mantenimiento interno y se libera al equipo de TI para enfocarse en proyectos estratégicos en lugar de en “apagar fuegos” del sistema. En resumen, el SaaS ofrece una propuesta de valor económica atractiva: menos inversión inicial, costes controlados y una mejor rentabilidad a largo plazo.

• Integración ágil con otras aplicaciones y servicios cloud: En la actualidad las empresas utilizan múltiples soluciones digitales que necesitan conectarse entre sí para optimizar procesos. Los sistemas en la nube sobresalen por su capacidad de interoperabilidad: la mayoría de las aplicaciones SaaS ofrecen APIs abiertas, conectores nativos o herramientas (webhooks, integraciones predefinidas) que facilitan compartir datos y comunicarse con otros sistemas. Esto permite construir ecosistemas tecnológicos integrados de forma ágil, donde información de diferentes áreas (finanzas, ventas, operaciones, etc.) fluye sin silos. Migrar a SaaS posibilita, por ejemplo, vincular tu CRM con tu ERP cloud o con plataformas de análisis de datos en pocos pasos, algo que en entornos legacy requeriría grandes desarrollos a medida.
  
  La capacidad de integración nativa del SaaS no solo ahorra tiempo de implementación, sino que aporta flexibilidad para ajustar rápidamente tus procesos cuando el negocio lo requiere. Con herramientas interconectadas, se reducen duplicidades de trabajo y se obtiene una visión unificada de la información empresarial, mejorando la toma de decisiones.

• Escalabilidad y flexibilidad operativa: El modelo SaaS está diseñado para crecer al ritmo de tu empresa. Esto significa que puedes escalar recursos bajo demanda: agregar más usuarios, aumentar capacidad de almacenamiento o potencia de proceso con unos pocos clics, sin tener que realizar cambios significativos en infraestructura propia. Del mismo modo, si la carga disminuye en algún momento, puedes reducir el nivel de servicio contratado y ajustar costos. Esta escalabilidad inherente resulta ideal para empresas en expansión o con demandas estacionales, ya que siempre dispondrán de la capacidad necesaria sin sobredimensionar ni malgastar recursos. Por otra parte, al estar las aplicaciones accesibles vía Internet, se puede trabajar desde cualquier lugar con igual eficiencia.
  
  La posibilidad de acceder a sistemas corporativos de forma remota, ya sea desde la oficina, el hogar o en movilidad, impulsa nuevos modelos de trabajo flexibles como el teletrabajo y la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente. SaaS garantiza una conectividad permanente y sincronización de datos en tiempo real, permitiendo que un empleado en campo, por ejemplo, registre información en una aplicación y otro en la central la vea al instante. Esta combinación de escalabilidad técnica y flexibilidad en el acceso se traduce en una empresa más ágil y preparada para responder rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado.

En conjunto, estos beneficios explican por qué tantas organizaciones están migrando sus aplicaciones a la nube. De hecho, las empresas confían cada vez más en soluciones SaaS incluso para sistemas críticos como la gestión de clientes (CRM), recursos humanos o finanzas, gracias a su fiabilidad, ahorro y desempeño superiores. La transformación digital de los negocios encuentra en el SaaS un aliado clave: ofrece acceso a tecnologías de vanguardia sin la pesada carga de infraestructura tradicional. En este camino, contar con un socio experto como Grupo Dynasoft resulta fundamental para planificar, ejecutar y acompañar cada etapa de la migración con éxito. A continuación, veremos cómo encarar adecuadamente el proceso de migración para maximizar estas ventajas.

Pasos clave para una migración SaaS exitosa

Migrar de sistemas heredados a un modelo SaaS es un proceso que requiere planificación cuidadosa y una ejecución ordenada. Abordarlo de manera estructurada ayudará a minimizar interrupciones y a obtener los mejores resultados del cambio. A continuación, se describen los pasos clave para asegurar una transición exitosa hacia SaaS:

• Evaluación de necesidades y sistemas actuales: El primer paso es realizar un análisis exhaustivo de tu entorno de TI. Identifica qué aplicaciones, datos y procesos actuales serían candidatos para migrar a SaaS y cuáles son los objetivos específicos que buscas (por ejemplo, mejorar la seguridad, reducir costes, aumentar la agilidad). Es vital también evaluar la compatibilidad de posibles soluciones SaaS con tu infraestructura existente y con otros sistemas que planeas mantener. En esta fase se detectan riesgos y dependencias: por ejemplo, ¿qué datos sensibles habrá que migrar? ¿Existen aplicaciones propias que deban integrarse con la nueva plataforma? Cuanto mejor entiendas tu punto de partida, más preciso será el plan de migración.

• Selección de proveedores y soluciones SaaS: Con las necesidades claras, investiga las opciones de software como servicio disponibles para cada función que quieras migrar. Compara distintos proveedores evaluando factores como: funcionalidades ofrecidas, costos de suscripción, niveles de seguridad y cumplimiento (¿certificaciones tipo ISO 27001, GDPR?), opciones de soporte técnico, capacidad de escalado, etc. Las referencias de otros clientes y análisis de la reputación del proveedor en el mercado también aportan información valiosa. Es recomendable solicitar demos o pruebas piloto de las soluciones finalistas, para comprobar de primera mano su usabilidad y desempeño. Elegir un proveedor de confianza es fundamental, ya que en el modelo SaaS este se convierte en un socio tecnológico a largo plazo, y contar con la experiencia de Grupo Dynasoft asegura un acompañamiento especializado que minimiza riesgos y maximiza el retorno de la inversión.

• Planificación del proyecto de migración: Una vez decididos los destinos SaaS, el siguiente paso es desarrollar un plan detallado de migración. Esto incluye definir claramente el alcance del proyecto (qué sistemas se migran y qué no, en qué orden), asignar responsables y equipos de trabajo, y establecer un cronograma realista con sus fases. Es importante considerar cómo se llevará a cabo la transición minimizando el impacto en la operación diaria: por ejemplo, optar por una migración gradual por módulos o departamentos, en lugar de un “big bang” abrupto, suele reducir riesgos. También se deben planificar medidas de continuidad del negocio durante el cambio (respaldos de datos, planes de contingencia por si algo falla). En esta etapa, conviene identificar posibles desafíos técnicos o de negocio (como dependencia de integraciones específicas) y preparar estrategias de mitigación para cada uno.
  
  Una buena planificación anticipada es clave, pues la falta de una hoja de ruta clara puede contribuir al fracaso de hasta un 75% de las migraciones cloud, según advierten especialistas. Por ello, invertir tiempo en esta fase alineando a todos los involucrados evita confusiones y sienta las bases para una ejecución ordenada.

• Pruebas piloto y verificación: Antes de migrar todos los datos o de desactivar tu sistema antiguo, es altamente recomendable realizar pruebas exhaustivas. Esto puede implicar montar un entorno de prueba o llevar a cabo una migración piloto con un subconjunto de datos y usuarios. En estas pruebas se verifica la funcionalidad de las aplicaciones SaaS en condiciones reales, el rendimiento (tiempos de respuesta, cargas soportadas) y la correcta integración con otros sistemas. También es fundamental validar la migración de datos: asegurarse de que los datos transferidos al nuevo sistema sean completos, consistentes y accesibles. Se deben probar casos de uso críticos y resolver problemas potenciales en esta instancia previa. Por ejemplo, podría detectarse que ciertos campos de información requieren limpieza o transformación antes de importarse a la nueva plataforma. Mejor identificar y corregir estas incidencias en un entorno controlado que durante la operación en vivo. Esta etapa de pruebas brinda confianza para proceder con la migración definitiva, y garantiza que, al “encender” la solución SaaS para todos los usuarios, todo funcione como se espera.

• Capacitación y gestión del cambio: La adopción exitosa de nuevas herramientas no depende solo de la tecnología, sino de las personas. Es esencial preparar a los equipos y usuarios finales para el cambio. Organiza capacitaciones prácticas donde el personal aprenda a utilizar las nuevas aplicaciones SaaS y entienda los nuevos flujos de trabajo. Asegúrate de disponer de materiales de apoyo (manuales, tutoriales, base de conocimiento) y de un canal para resolver dudas durante los primeros días de uso. Paralelamente, trabaja en la comunicación interna del proyecto: transmite claramente por qué se está realizando la migración y cuáles serán los beneficios para la empresa y para los empleados (mayor facilidad de uso, menos tareas repetitivas, etc.). Esto ayuda a obtener la aceptación y compromiso de todos con el proceso. Gestionar adecuadamente el cambio cultural es importante, ya que algunas personas pueden mostrar resistencia a modificar sus herramientas habituales. Los líderes de cada área deben estar involucrados para promover una actitud positiva hacia el SaaS. Recuerda: una migración tecnológica exitosa no solo se mide en términos técnicos, sino también por la satisfacción y productividad de los usuarios con el nuevo sistema.

• Monitoreo post-migración y mejora continua: Tras completar la migración, el trabajo no termina ahí. Es fundamental hacer un seguimiento cercano en las semanas posteriores. Monitorea el rendimiento de la solución SaaS en tiempo real: uso del sistema, tiempos de respuesta, posibles errores o comportamientos anómalos. Recoge feedback de los usuarios sobre cualquier dificultad que enfrenten. Esto permitirá detectar y corregir rápidamente cualquier problema no previsto, asegurando que la operativa del negocio siga su curso sin interrupciones. Asimismo, establece procesos de mantenimiento continuo: aunque en SaaS el proveedor asume las actualizaciones técnicas, tu equipo de TI debe gestionar aspectos como la administración de usuarios, la configuración de nuevas funcionalidades que se habiliten y velar por el cumplimiento de las políticas internas de seguridad en el uso de la herramienta. Realiza evaluaciones periódicas de si el servicio contratado sigue alineado con las necesidades (por ejemplo, ajustar planes de suscripción si la empresa crece, o habilitar módulos adicionales si se requieren).
  
  La mejora continua es una de las ventajas de SaaS: gracias a las actualizaciones periódicas del proveedor, la plataforma irá incorporando nuevas capacidades con el tiempo. Aprovéchalo definiendo responsables que revisen las novedades y evalúen cómo sacarle partido a cada nueva función en beneficio de la empresa. De esta manera, asegurarás que el sistema funcione de manera óptima y rentabilizarás al máximo la inversión en la nube a largo plazo.

Siguiendo estos pasos, incluso las migraciones complejas pueden desarrollarse de forma estructurada y exitosa. De hecho, con una buena planificación y ejecución, el cambio a SaaS puede abrir nuevas vías de crecimiento e innovación, garantizando que la adopción del modelo cloud impulse realmente el rendimiento de la empresa. Llegados a este punto, resulta valioso contar con el apoyo de expertos que guíen la transición.

El acompañamiento de Grupo Dynasoft

En Grupo Dynasoft sabemos que cada empresa tiene sus particularidades. Por eso, acompañamos a las organizaciones durante todo el proceso de migración, asegurando una transición al modelo SaaS sin interrupciones, con la máxima fiabilidad y totalmente adaptada a sus necesidades específicas. Como especialistas en soluciones en la nube y transformación digital, ayudamos a trazar la estrategia adecuada, elegir las plataformas SaaS óptimas y realizar la integración con tus sistemas existentes, todo ello minimizando riesgos y tiempos de inactividad. Nuestro equipo proporciona soporte cercano en cada etapa: desde la planificación inicial y la migración de datos hasta la capacitación de los usuarios y el monitoreo post-implementación, para que el cambio se lleve a cabo de forma segura y transparente.

La transformación digital ya no es una opción, es una realidad ineludible que marca la competitividad de las empresas. En este contexto, apostar por el modelo SaaS es apostar por el futuro. Migrar tus sistemas a la nube, de la mano de un socio de confianza, te permitirá acceder a la innovación tecnológica más avanzada, optimizar costos y operar con la agilidad que demanda el mercado actual.
Si tu organización está lista para dar el siguiente paso, en Grupo Dynasoft estamos preparados para ayudarte a hacerlo realidad. ¡El impulso que tu empresa necesita puede estar en la nube! Contacta con nosotros y descubre cómo empezar tu migración al modelo SaaS con total seguridad y confianza ¡Solicita infomación!